Opakowania są materiałem eksploatacyjnym, bez którego trudno wyobrazić sobie sprawne funkcjonowanie cukierni. Przy większej skali działalności ich zapas może jednak zajmować znaczną część magazynu i wiązać kapitał, który można byłoby przeznaczyć na inne potrzeby firmy. Zbyt mała liczba pudełek grozi z kolei problemami z realizacją zamówień, szczególnie w okresach zwiększonej sprzedaży.
Dlatego zamiast wybierać między zakupem wyłącznie hurtowym a zamawianiem wszystkiego na bieżąco, warto dopasować sposób zaopatrzenia do rzeczywistego zużycia poszczególnych formatów. Podstawowe opakowania o dużej rotacji można kupować w większych partiach, natomiast warianty sezonowe i specjalistyczne wymagają znacznie ostrożniejszego podejścia.
Zacznij od danych o zużyciu, nie od rabatu
Niższa cena jednostkowa przy zakupie większego opakowania zbiorczego może wyglądać atrakcyjnie, ale sama wysokość rabatu nie powinna decydować o wielkości zamówienia. Najpierw trzeba ustalić, ile sztuk konkretnego formatu cukiernia rzeczywiście zużywa.
Warto analizować dane z co najmniej kilku miesięcy. W działalności wyraźnie sezonowej dobrze dodatkowo porównać je z analogicznym okresem poprzedniego roku. Pozwala to odróżnić stałe zapotrzebowanie od krótkotrwałego wzrostu sprzedaży.
Podstawową ewidencję można prowadzić nawet w arkuszu kalkulacyjnym. Dla każdego rodzaju opakowania wystarczy zapisywać stan początkowy, dostawy, stan końcowy oraz zużycie w danym okresie. Po pewnym czasie łatwo zauważyć, które pudełka schodzą regularnie, a które pozostają w magazynie przez wiele tygodni.
To właśnie szybko rotujące i przewidywalne formaty są najlepszymi kandydatami do większych zamówień.
Podziel opakowania metodą ABC
Do uporządkowania zapasów można wykorzystać analizę ABC. W klasycznym ujęciu dzieli ona asortyment według jego udziału w całkowitej wartości zużycia. W przypadku opakowań cukierniczych warto dodatkowo uwzględnić częstotliwość wykorzystania oraz znaczenie danego formatu dla realizacji podstawowych zamówień.
W praktyce można przyjąć następujący podział:
- A – podstawowe formaty odpowiadające za dużą część zużycia lub kosztów opakowań; wymagają regularnej kontroli i mogą być zamawiane w większych partiach;
- B – opakowania wykorzystywane systematycznie, ale w mniejszej liczbie; wystarczy dla nich umiarkowany zapas;
- C – nietypowe wymiary, wzory, kolory oraz warianty sezonowe; najlepiej kupować je w niewielkich partiach lub w związku z konkretnym zapotrzebowaniem.
Nie chodzi przy tym o idealne przyporządkowanie każdego indeksu do jednej kategorii, lecz o odejście od jednakowego sposobu zamawiania całego asortymentu.
Kupowanie dużych partii produktów z grupy C tylko dlatego, że cena jednostkowa jest niższa, często nie przynosi oczekiwanej oszczędności. Korzyść cenową mogą zniwelować koszty przechowywania, zajęta powierzchnia oraz ryzyko, że dany format przestanie być potrzebny.
Ustal punkt ponownego zamówienia
Dla najważniejszych opakowań warto wyznaczyć poziom zapasu, przy którym należy złożyć następne zamówienie. Dzięki temu zakupy nie zależą wyłącznie od tego, kiedy ktoś zauważy ostatni karton na półce.
Najprostszy sposób wyliczenia punktu ponownego zamówienia to:
Punkt ponownego zamówienia = średnie dzienne zużycie × czas dostawy + zapas bezpieczeństwa
Jeżeli cukiernia zużywa średnio 60 pudełek dziennie, dostawa trwa trzy dni, a dodatkowy zapas bezpieczeństwa wynosi 120 sztuk, kolejne zamówienie powinno zostać uruchomione, gdy stan magazynowy spadnie do około 300 sztuk.
60 × 3 + 120 = 300
Zapas bezpieczeństwa warto dostosowywać do konkretnego produktu. Powinien być większy w przypadku opakowań niezbędnych do realizacji dużej części zamówień, produktów bez łatwo dostępnego zamiennika oraz w okresach, gdy popyt jest mniej przewidywalny.
Może być natomiast niższy wtedy, gdy dostawca realizuje zamówienia szybko i regularnie, a cukiernia posiada alternatywny format możliwy do wykorzystania bez pogorszenia bezpieczeństwa produktu.
Sezonowość planuj oddzielnie
Średnia z całego roku może być myląca w branży cukierniczej. Zapotrzebowanie na poszczególne rodzaje opakowań zmienia się wraz z kalendarzem sprzedaży.
Wiosną i na początku lata większe znaczenie mogą mieć komunie, wesela i inne uroczystości rodzinne. Okres przed Tłustym Czwartkiem zwiększa zapotrzebowanie na opakowania do pączków, a pod koniec roku rośnie liczba zamówień świątecznych i zestawów firmowych.
Dlatego przed okresem szczytowym warto zestawić dane sprzedażowe z poprzedniego sezonu z aktualną liczbą rezerwacji i zamówień.
Jeżeli wiadomo na przykład, że wzrośnie liczba tortów okolicznościowych lub weselnych, można odpowiednio wcześniej zwiększyć zapas pudełek na tort. Przy sprzedaży ciast na wynos, kawałków wypieków czy zestawów na przyjęcia należy z kolei osobno prognozować zużycie pudełek na ciasto.
Takie powiązanie zapasu z konkretnym rodzajem sprzedaży ułatwia planowanie. Zamiast traktować wszystkie pudełka jako jedną kategorię, firma może dokładniej określić, co i kiedy rzeczywiście będzie potrzebne.
Policz rzeczywisty koszt dużego zamówienia
Cena za sztukę jest tylko jednym z elementów kosztu zakupu opakowań.
Większa partia oznacza także konieczność przeznaczenia większej powierzchni magazynowej, wcześniejszego wydania pieniędzy oraz obsługi większej dostawy. Dochodzi do tego ryzyko uszkodzenia opakowań podczas składowania.
Kartony przechowywane w niewłaściwych warunkach mogą zostać zgniecione, zabrudzone lub zawilgocone. Nawet jeżeli technicznie pozostają użyteczne, pogorszenie ich wyglądu może być problemem przy pakowaniu produktów przeznaczonych dla klientów.
Szczególnie istotne jest to w małych pracowniach, gdzie powierzchnia magazynowa jest ograniczona. Kilka dużych opakowań zbiorczych może zająć miejsce potrzebne na surowce, sprzęt czy przygotowanie zamówień.
W takiej sytuacji częstszy zakup mniejszych partii może być ekonomicznie uzasadniony nawet przy nieco wyższej cenie jednostkowej. W większym zakładzie dysponującym osobnym magazynem kalkulacja może wyglądać zupełnie inaczej.
Minimalna ilość zamówienia nie powinna decydować o całej polityce zapasów
Dostawcy mogą oferować określone opakowania zbiorcze lub minimalne ilości logistyczne. Trzeba je uwzględnić w planowaniu, ale nie powinny automatycznie prowadzić do tworzenia wielomiesięcznych zapasów.
Jeżeli firma zużywa niewielką liczbę nietypowych pudełek, kupowanie ilości wystarczającej na kilka lat tylko po to, żeby obniżyć cenę pojedynczej sztuki, zazwyczaj nie jest najlepszym wykorzystaniem kapitału i miejsca.
Warto w takiej sytuacji sprawdzić, czy dany produkt można bezpiecznie obsłużyć jednym ze standardowych formatów używanych już w firmie.
Standaryzacja opakowań zmniejsza liczbę indeksów magazynowych, ułatwia kontrolę zapasów i zwiększa zużycie podstawowych formatów. Dzięki temu zakup większych partii można skoncentrować tam, gdzie rzeczywiście ma ekonomiczne uzasadnienie.
Przygotuj zamienniki dla najważniejszych opakowań
Bezpieczeństwo zapasu nie zależy wyłącznie od liczby pudełek znajdujących się w magazynie. Ważna jest również możliwość szybkiego zastąpienia niedostępnego produktu.
Dla najczęściej używanych formatów warto wcześniej określić dopuszczalne zamienniki. Może to być pudełko o nieco innych wymiarach, które nadal zapewnia odpowiednią przestrzeń i stabilność produktu, albo alternatywny podkład pasujący do wykorzystywanego opakowania.
Zamiennika nie powinno się jednak wybierać dopiero w chwili, gdy podstawowego pudełka zabraknie. Wcześniej warto sprawdzić jego składanie, wysokość, sposób zamknięcia, dopasowanie do podkładu i zachowanie podczas transportu.
Tak przygotowana lista awaryjna jest szczególnie przydatna w sezonie, gdy ewentualny brak jednego formatu może utrudnić realizację wielu zamówień jednocześnie.
Połącz zamawianie z kalendarzem pracy
Do uporządkowania zakupów mała firma nie potrzebuje rozbudowanego systemu ERP. W wielu przypadkach wystarczy arkusz z aktualnymi stanami magazynowymi oraz stały harmonogram ich kontroli.
Produkty z grupy A można sprawdzać regularnie, na przykład raz lub dwa razy w tygodniu. Grupę B można kontrolować rzadziej, natomiast zapotrzebowanie na sezonowe produkty z grupy C najlepiej oceniać podczas przygotowywania konkretnych kampanii i okresów sprzedażowych.
Istotne jest również przypisanie odpowiedzialności za zapasy konkretnej osobie. Jeżeli kilka osób niezależnie od siebie składa zamówienia, łatwo o dublowanie zakupów, nadmierne zapasy lub sytuację, w której nikt nie jest pewien rzeczywistego stanu magazynu.
Jedna osoba odpowiedzialna za aktualizację danych, kontrolę stanów i składanie zamówień znacznie upraszcza cały proces.
Jak ocenić dostawcę poza ceną?
Przy wyborze dostawcy nie warto porównywać wyłącznie ceny pojedynczego opakowania. Dla sprawnego działania cukierni równie ważne są przewidywalny czas realizacji, dostępność podstawowych formatów, czytelne informacje o wymiarach produktów oraz możliwość szybkiego uzupełnienia braków.
W działalności opartej na zamówieniach pewność dostawy może mieć większe znaczenie niż niewielka różnica w cenie jednostkowej.
Warto również sprawdzić, czy oferta dostawcy obejmuje kilka formatów, które mogą pełnić funkcję zamienników. Ułatwia to reagowanie na braki bez konieczności każdorazowego poszukiwania nowego źródła zaopatrzenia.
Przydatnym rozwiązaniem jest prowadzenie prostej kartoteki zakupowej zawierającej nazwę opakowania, jego wymiary, kod produktu, link do produktu lub kategorii, wielkość opakowania zbiorczego, typowe miesięczne zużycie oraz datę ostatniego zakupu i cenę.
Dzięki temu kolejna osoba odpowiedzialna za zamówienie nie musi za każdym razem rozpoczynać poszukiwań od początku.
Zakup hurtowy czy na bieżąco? Najczęściej najlepiej działa model mieszany
Nie ma potrzeby wybierania jednej zasady dla wszystkich opakowań.
Podstawowe pudełka o dużej i przewidywalnej rotacji można zamawiać w większych ilościach, szczególnie gdy firma dysponuje odpowiednią przestrzenią magazynową. Produkty o umiarkowanym zużyciu powinny mieć kontrolowany zapas odpowiadający rzeczywistemu popytowi. Warianty sezonowe, dekoracyjne oraz nietypowe lepiej kupować ostrożniej i możliwie blisko momentu, w którym będą potrzebne.
Najważniejsze jest przejście od intuicyjnych zakupów do decyzji opartych na danych.
Cukiernia, która zna tempo zużycia poszczególnych opakowań, czas realizacji dostawy i poziom potrzebnego zapasu bezpieczeństwa, może jednocześnie ograniczać ryzyko braków oraz zmniejszać ilość kapitału zamrożonego w magazynie.
Optymalizacja zapasu opakowań nie polega więc na przechowywaniu jak najmniejszej albo jak największej liczby pudełek. Chodzi o utrzymywanie takiej ilości, która zapewnia ciągłość sprzedaży bez niepotrzebnego zajmowania magazynu i angażowania środków finansowych.
Artykuł sponsorowany
